举办会议需要进行会议场地的预定。一个城市中，可供会议使用的场地有很多，如何选择一个最适合自己需求的会议室，就要综合即将要召开的会议的各种因素，来进行会议室的筛选。
在开始选择会议场地时，了解预定会议场地的基本常识，可以省时省钱省力的找到与自己要求匹配的完美会议场地。
1. 构成会议的基本要素要清晰：会议的时间、地点、规模是一个会议的基本组成要素。
明确这三点，用时间来把握会议场地的档期，地点是符合交通等要求的会议场所的因素，规模用来确定会议场地的尺寸，大小，层高等等。
2.
了解基本的摆台形式：最常用的几种会议摆台形式是：剧院式、课桌式、宴会式、董事会等等。不同的会议摆台形式对会场的面积及配备的设施要求都不同，明确自己会议的摆台形式可以更好的确定自己所要求的会议场地的面积大小。
3.
设计会议场地的布置方案：有了基本的会议场地布置要求，再进行了解会议场地的层高多少、前厅多少、会场是否允许有柱子存在等等，就可以把不符合要求的会议场地去掉。
4.
根据召开的时间和预算，询价并进一步筛选。与会议场地的提供商联系，查询档期及报价。根据预算，询问报价，一天的报价都包括什么，如果是半天是多少费用等等。
5. 合同签订十分必要，选择了满意的会议场地，与供应商签订租赁合同，越详细越好，各种因素都要标清楚，再进行定金支付。
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