举办会议前，主办方通常会通过邀请函或者请柬的方式邀请相关嘉宾来参加会议，并在邀请函内将会议的基本情况向嘉宾简单介绍，以方便嘉宾对会议有所了解，并选择是否参加。会议的请柬或邀请函必须提前发出，以便受邀者提前安排时间。
正式的会议邀请函或者请柬，通常是特别设计和制作的，以邮寄的方式发送给被邀请嘉宾。现在也有电子邀请函，但形式略显不太正式。
请柬或邀请函的样式、纸张根据主办方的预算制作，可以是卡片，也可以是信函的形式，通常越是重要的会议，请柬与邀请函的预算越高;对有回复要求的请柬与邀请函要做好跟踪，对回复要及时登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，非常重要，也与会议的预算密切相关。
关于请柬与邀请函，要囊括以下的信息：
1. 会议的名称、类型
2. 会议主题
3. 活动日期、时间、周期
4. 会议地点
5. 会议邀请者与被邀请者
6. 是否需要回复，或如何参加
7. 提供的餐饮或其他服务
8. 其他信息，如着装要求、地图、旅行安排等
更多信息请咨询北京米廷会展公司
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