北京米廷会展公司，在协助客户举办会议及各种活动的时候，会提供会场预定、会议用车租赁、会议视听设备租赁等个项服务，客户通常将所需的会议服务向北京米廷会展公司提出要求，有时候也需要我们根据客户的要求为其预计召开的会议进行预算。
在此，北京米廷会议公司详述一下会议费用都包含哪些内容，协助准备召开会议的客户进行预算。
一、交通费用
会议期间产生的交通费用大致包括：其他城市到会议举办地的往返交通费，如航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。客户住宿地至举办会议场地的交通费用、会议场地到就餐地点的交通费、会议场地到商务交际场地的交通费、商务考察交通费、会后旅游的交通费及其他与会人员可能使用的预定交通费。
二、会议场地的费用
1. 会议场地租赁费用
即租用会议场地的费用，租赁会议场地的大小、时间和计价单位要明确。通常而言，场地的租赁已经包含会场内的常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内。比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。在租赁场地的合同签订时一定要与酒店方确认清楚。
2. 租赁会议设施的费用
此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用押金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。
3. 会议现场布置费用
除租赁合同中已经包含的简单布置费用，还包括搭建背景、现场装饰等费用，如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商咨询。
三、住宿费用
住宿费用包括主办方为与会嘉宾提供住宿所产生的费用，也包括会务工作人员住宿所产生的费用。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。作为资深的会展服务商，米廷会展公司通常可以为需要提供住宿的会议主办方提供较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
四、餐饮费用
1. 会议期间的三餐
如果会议时间较短，可能一般只需要主办方提供一至两餐，但如果周期较长，主办方就需要考虑会议期间的一日三餐。
2. 会场茶歇
此项费用通常是按照参与人员的人数进行预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种。西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
3. 宴会/酒会
有些会议主办方会特别设置宴会或酒会来款待参会嘉宾。事实上，会议中的宴会/酒会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但宴会/酒会的预算涉及到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
五、视听设备
会议视听设备的预算包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算。设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商协商，由专业的会展服务商提供。
六、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计。预算金额通常与节目表演水平及参与人数正相关。请专业的演艺公司到会议场地进行演出，那预算就很简单，与表演的人数正相关——专场或包场除外。
其他，点心、水果及调制色酒
七、其他支持费用
通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
八、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
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