举办一场有新意，有创意，有意义的会议，是每个企事业单位会议发起者的初衷。在确定会议的类型及主题后，选择一个适合的会议场地是举办会议的首要问题，也是决定会议举办是否成功的必要因素。
如何选择并租赁一个符合要求的会议场地，有些基本事项是要首先考虑的：
一、选择会议场地的前提
会议的类型、举办时间、举办地点、会议的级别和规模以及参会的人数，这些都是选择会议场地前需要确定下来，至少不会有大的变动。确定这些基本范围就可以根据这些因素有目的的去寻找会议场地。
二、选择会议场地的硬件设施
根据会议类型、举办地、规模等等基本因素选择了大致符合要求的会场资源后，就要根据会议的具体要求来选择符合标准的会议场地。这些具体条件也就是会场的硬件设施。
如场地的具体形状，会场的尺寸、层高，场地中有无立柱，主席台的位置、音响、灯光、摆台等等。根据这些硬件设施，可以讲大致的选择范围进行进一步的缩小。
三、选择会议场地的价格
每场会议都会有预算，因此要在预算范围内选择一个高性价比的场地，也可以为会议的成功举办又增加一笔。所以价格是在会议场地硬件设施符合的基础上又一至关重要的因素，会议场地的租赁价格，有着特殊的范畴及计价单位。有的场地以天计价，有的场地以“场”计价，
按场计价和按天计价有本质的区别，一般一场会议为4小时规定。大致约为半天。有的酒店一天是按三场计算的。所以一定要提前了解清楚会场的计价单位;而一天的计算是包含了上午，下午以及晚上。
计价单位明晰之后，就是场地供应商所给予的布置时间，一场会议的布置是个非常细致的工作，也需要一定时间才能完成，而要提前与供应商联系布置的时间是否免费，收取的费用是多少?
在将上述因素综合比较后得到的价格，才是可以在选择范围内可以参考比对的价格。
四、确定场地后的租赁合同
筛选过场地后，最终确定了符合选择标准的会议场地，接下来重要的工作，也是必须严格重视的一个环节就是签订会议场地的租赁合同。
签订合同时需要注意的几点：租赁场地的结算方式、结算账号、结算币种;会场供应商承诺的服务的详细内容;会议场地内包含的免费的配套设施都包括什么;需要租赁的设施的具体费用和计算时间。同时在大型会议场所，还应当在合同内注明会场的位置和所租赁会场的具体负责人。
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