会议是一个非常系统化的工作，提供专业的会议会展服务，则需要将整个系统工作变的连贯与完整，这样才会避免在进行的过程出现失误或是遗漏。
因此若想系统的管理整个会议，有十五个需要把握的要点。
1. 确定明确的会议目标
召开会议的企业必然有其初衷，也必然有其预期的参会价值，作为专业的会议服务者，要想让会议办的有价值，领会客户的意图，与客户一同确定一个明确的会议目标，让客户通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。
2. 完善信息的采集与分析
信息的收集是会前极为重要的环节，只有信息完善了，才不至于出现遗漏，同时要将采集回的信息进行详细的分析，知己知彼。这其中包括了解客户的需求、了解会议的出席者、目标媒体、会议预算、同类会议的效果与经验，甚至对于客户提出的要求自身有哪些不足等。
3. 努力追求不断的创新
有新意的会议才会有亮点，每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣，也能因为创新而创造更多的价值，带来更多的客户。
4. 制定周密的计划
无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，同时计划需要不断的跟踪，这样才能保证计划不是空谈，而是时刻都在进行中。
5. 严格把控现场管理
在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要具有冷静的头脑与应对突发事件的能力。
6. 结束与细致的总结
成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。
7. 没有最好，只有更好
无论会议大小与否，再缜密的会议计划都不可能达到完美，最重要的是建议、设计和修正，以达到进一步的提升。
8. 充分了解会议涉及的行业
想给客户提供一个满意的会议管理，组织者必须充分了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。
9. 节约的前提是保证会议品质
保证合作的供应商提供高品质的服务，可以从简，也可以节约，但是前提是保证会议的品质，否则最后不但得不偿失，损失最大的还是自己。
10. 牢记：客户的需求是第一位的
我们提供服务给客户，客户出钱办会议，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的!
11. 合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。
12. 最大限度发挥技术的作用
技术的应用能提供很多帮助，及时的引入新技术手段还可大幅提升自身水准，自始至终地尽可能多使用技术，使得客户和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。
13. 清晰而有效的沟通
沟通与交流是整个项目进行的最必要的工作，清晰而有效的沟通也是项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢?
14. 成熟的危机管理
针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好应急方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。
15. 主题突出，内容充实，创造足够的价值
满足客户的需求，实现客户的目标，一个会议项目应该能提供给参会者有用的价值，无论是新产品发布会、行业交流会或是培训会等各种会议，会议的主题要突出，还要有充实的会议内容，这样才能使价值在会议中得以体现。