在进行一次活动时，我们需要做很多的前期准备，包括场地的布置、设备的装配、人员安排、流程的设置等等，很多细节的工作都要在前期的工作中落实到位。同时，在本次活动的开始前，北京米廷会展公司还建议，活动的举办方还要进行开始前最后的检查，以保证活动顺利流畅的进行。
开始前的必要准备工作大致如下：
物料的准备：
1.落实现场布置。包括舞美、灯光音响、鲜花、签到台、展台、背景、横幅、道具、座椅等。
2.如果现场有布置冷餐，须提前落实摆放位置及数量。
3.如有启动仪式，还需要检查剪裁用具或启动道具，有要出要演出道具的落实，保证物品的齐全。
多媒体的准备：
1. 检查话筒架，调试话筒，保证话筒电池的电力充足。
2. 摄录设备的检查，位置及电量情况。
3. 投影仪的工作状况或LED大屏的工作情况
2.弄清灯光及音响的调试情况。
3.提前播放视频，确保音频、视频文件的齐全，安排好播放顺序，试播过程中应随时与相关人员交流沟通，不出差错。
4.与演员及主持人等相关人员进行沟通，记录各环节对灯光、音响及其他设备的要求，并进行协调，确保活动质量。
整体环境：
1.保证现场的整洁，尤其注意各角落，保证观众视内无杂物。
2.现场内外的横幅、展架等所有宣传品及物料都要摆放到最合理的位置，并做好安全防护。
3.如果观众区有器材或者线材必须做好防护，加上防护垫及线桥。但必须美观整洁。
人员安排：
1. 跟主持人沟通流程及串场词。
2. 迎宾人员的站位及各司其职责。
3. 与相关发言的领导及嘉宾的助手落实发言稿。
4. 如现场有演出，对演员的舞台督导再次落实演员的到位及节目的流程。
5. 向安保人员再次强调安全保卫工作。
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