一、运输物品和数量
参加小规模展会或标准展位展商，运输的物品除企业宣传册、宣传海报、会展标识、名片等基本物品，其他如基本的办公用品均可由展示中心提供。
如参加的展会采用特装展台展示，可能需要增加更多的宣传资料和展品，特别是有大型产品的展商，运输量就会相应增加。这时就需要与物流或承运商联系。若在异地参展，还要涉及物品托运，从卸货码头运离、储存、最终运至会展地点或展览大厅。有些会展地点对物品的大小和重量有限制。在运输工作开始之前，会展组织者和参展商都要对细节了解清楚，做好早期调研，会展地址必须能够容纳参展商所携带的所有物资，把所有不能携带的物品都交给承运商，自身只携带贵重物品和重要文件。
二、运输时间
运输的时间也非常重要，需要协调好自己、会展地址和承运人三方之间的关系。展品提前准备好，承运商也可以随时发货，但会展地点可能没有足够的空间来存放参展物品，同时也实际到物品的安全问题，要防止丢失和与其他展商的物品混淆。因此制定出合适的时间表，让承运商能够按时处理运输事宜。
三、运输目的地与运输方式选择
运费不仅取决于货物种类和数量，还与目的地有关。距离远，费用就会相应的增加。异地参展或开会涉及到长途运输，要提前弄清楚参展目的地的实际情况，卸货地点和展馆之间的距离。
运输方式根据会展规模的大小，可以做出不同的选择。当会展规模较小时，可以选择亲自搬运。异地参展则要根据路程、费用、时间，选择是空运还是陆运或者是船运。考虑这些因素时还有增加从展品到达地点至展馆的运输路程的费用。
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