企业在进行会议营销时把信息传递给目标人群的最有效的媒介语材料大致来说有四种：
A 印刷品广告、B 直接邮寄、C 电话营销、D 电子营销
选用媒介与材料时要经过认证的加工与分析，要想接触到最广泛的受众，仅用一种媒介很难达到效果。因此，大多数会议策划者都采用一种综合的方法，将同一信息做成不同版本，在不同的媒介中传播。
一、媒介
1. 印刷品广告
印刷品广告是指会议策划者利用图文印刷品的形式来宣传会议。印刷品广告须简明扼要、条理清楚。印刷品包含有：会议LOGO、图片、电话、传真、电子邮件和网址等有效联系方式。印刷品广告必须能够吸引和保持人群的关注。
印刷品广告具有它具有持续时间长的优势，但成本较高。因此可以与一些报刊或杂志联系，进行刊登、夹页等方式。
2. DM直投
DM直投，也就是印刷品广告的直接邮递，印刷品广告的内容有时会受到篇幅限制，而采用直接邮寄对篇幅和内容有很大的宽松度。当然，信息同样要做到简明扼要。直投广告信息量虽然增加，但是仍然要考虑印刷和邮资费用。直接邮寄需要准备一个邮寄名单，邮寄名单必须做到是最新的，而且地址必须准确无误。由于直接邮寄的花费并不昂贵，因此，在向名单上所有人寄信前，你不妨做些试投，测试一下反映程度。另外，
也可以先寄一张明信片试试，然后再寄上一份内容详细的广告单或小册子，并附上报到注册信息。
3. 电话营销
第三种传递信息的方法是电话营销。这种方法一般在会议召开前两个月左右使用。电话营销人员打电话给潜在的与会者，提醒他们会议的时间，并试图让他们通过电话来注册。这种方法使与会者的注册过程变得简易，并且确实有一些人对会议信息已经遗忘，或者虽想参会却因种种原因还未来得及注册。如果潜在的与会者说他们出席不了会议，电话营销人员可以追踪询问是什么原因导致不能出席。这样可以为你下一次策划的会议提供非常有价值的信息。电话营销一个很大的优点是提供了和与会者之间的真人联系机会。比较人性化。
4. 电子营销
电子营销是近年来比较常用的一种方法，但也是极有吸引力并被广泛采用的方法之一。电子营销可以节约很多开支。印刷品广告还是需要做一些的，但更多地可以采用给潜在与会者发送电子邮件的方法。电子营销可以直接发电子邮件，也可以在电子邮件中提供相关信息的链接。能够提供更大量的会议信息。
电子邮件可以大幅度的节约成本。尽管电子营销不能取代电话营销的真人联系，但至少电子邮件可以起到提醒作用。可以将注册表以PDF文件形式随电子邮件附件或直接作为电子邮件发送给潜在与会者，与会者可以直接进行回复和注册。
但电子邮件唯一的缺点是垃圾邮件问题。由于现在很多互连网运营商为用户提供辨别垃圾邮件服务，所以，当你使用电子营销方式给一个群组发送相同邮件时，必须要确定所发送信息不被当作垃圾邮件处理。
二、材料
传递会议信息使用什么材料最有效?邀请卡、广告单、小册子、信件还是网站呢?综合一下又怎么样?通常，作为一种注意力吸引物或者一种提醒物，类似明信片的邀请函一般在会议开始时使用。制作和邮寄都不太贵，但篇幅有限。
广告单和宣传册的好处是可以使用折页、撕页等多种方式。印刷品的纸张要注意质量。设计也要精美一些。如果你有个很好的名单而且名单上的人参会机率很高的话，还可以考虑多花点钱，做一个印有会议组织机构标识的文件夹，把所有关于会议信息的文件都放在里面。你还可以在文件夹的里袋上设计个切口，把你的名片放在里面以方便与会者随时和你联系。
尽管有人认为网站不属于材料，但是网站促销会议确实相当可行有效。可以通过网站把会议介绍给与会者。更新日程、酒店和交通等信息时，只需把它们放进网站，然后给所有与会者发送一封电子邮件通知更新即可。
另外，所有最新的会议信息，包括发言人的信息、餐饮安排、会后活动、观光旅游、服务详情，甚至菜单都可以放进网站。如果会议是教育性质的，还可以把相应文件和摘要利用网站来上传和下载，用户可以通过密码来阅读这些文件，发表评论，并以电子邮件方式回复作者。由于不用再使用纸张印刷，电子营销也被称为绿色营销。
三、特别注意
第一、如果想吸引尽可能多的与会者，会议还是应该提供多种信息途径，如邮寄、传真、电子邮件和网站。
第二，要保证提供会议信息的网站，信息更新与登录顺畅。
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