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关于会议安全问题的一些注意事项

关于会议安全问题的一些注意事项策划会议时,安全问题也是会议组织者必须考虑的问题之一。如果会议召开地点远离自己熟悉的环境,或许就会面对各种不同的无法预知的问题。那么在考虑安全问题的注意事项时就不仅注意个人保护,还包括会务人员应该知道的简单的医务知识和其他细节。 这里无法一一涉及为了会议的安全应该增加多少措施,但是提出一些有关会议的安全注意事项。

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   常识性的安全问题

  现场的指挥人员应该能够提供给消防信息,比如火灾疏散通道和紧急医疗救助信息。这些信息都是作为公司的执行人员要具备、了解的。一旦决定在某个会场举行这次会议,必须安排实地考察,让现场的联络人员带你看看会议室的地点,指出公用电话、安全出口、楼梯和疏散通道的位置。很明显,一旦发生事故,场馆员工会帮助疏导与会人员,不过最好执行人员能对这些信息了然于胸。

  详细的安全问题

  作为会议的策划和执行者,要详细了解会议的每个细节,也要充分考虑会议中可能出现的突发事件。在考虑会议的安全问题时,有些详细的安全问题需格外引起注意:

  1. 本次会议是否邀请受众人瞩目的宾客与会,比如相关领导、社会名人、外国贵宾、明星和其他交际名流;

  2. 是否有特殊客人需要保安陪同;

  3. 宾客之中是否有人有健康问题,且会场需要知道这一情况;

  4. 该会议是否是富有争议的-是否可能引发政治或者宗教骚乱;

  5. 是否担心会有人宣称自己是应邀的与会人员,实际情况却并非如此;

  6. 是否有与会人员的朋友或家人对与会人员造成危险(比如围追与会人员或者骚扰该与会人员);

  7. 本次会议/活动是否是保密的,不希望媒体公开;

  8. 是否担心会有人抗议本会的召开;

  9. 是否担心可能会有人偷窃或者破坏贵重器材或者私人材料。

  会议/活动的安全类型

  在考虑过上述问题后,就要根据实际情况决定是否需要特殊的安全措施。因为某位特殊宾客或者因为本次会议的性质,还必须要考虑是否应该采用额外的安全措施。需要考虑的安全措施包括:

  1. 为每位与会者制作身份证件;

  2. 保安人员穿制服还是便装;

  3. 是否安排保镖;

  4. 会前安全检查;

  5. 处理拥挤问题的专门人员;

  6. 个人保护装置;

  7. 为某些与会者制作双向对讲机;

  8. 夜间器材看护;

  9. 身份确认;

  10. 门口监视器;

  11. 安全摄像头。

  重要的环节是要和会议的主办方来商定这些安全问题,只有当主办方提出他们所担心的问题时,会议的执行团队才可提出切实可行的应对方案。

  要与主办方保持频繁的联系与沟通,在活动之前或活动进行之中出现问题时,尽快提供给他们最新的信息。

  询问主办方联络人员的房间号码,以免紧急情况出现时,无法联系在客房的与会者。

  如果参会宾客有健康问题,需要服药,一定要知道问题是什么(如果他们愿意告诉的话),问一下与会者在出现问题时需要什么,这样你就可以在必要的时候提供给他们。

  这些仅仅是在策划会议时需要考虑的方面。只有精心策划的会议或者活动才会顺利进行。

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