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会议印刷品常识简介

会议印刷品常识简介一场会议从开始筹备到完成通常需要印刷相关的会议资料与宣传品,以达到对会议介绍、宣传与推广的目的。从会前的准备开始,到会后的完成总结,印刷品有不同内容和种类,在此简单的归纳总结会议印刷品的相关常识。

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  一、印刷项目

  1. 会前印刷项目

  大会专用信封、信纸、邀请函、海报、会议通知、报名表等。

  2. 会议期间

  会刊;其他:名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券;论文摘要集/与会者名册。

  3. 说明

  依照会议规模及大会预算,以上有些项目可调整增减,例如:如经费不足可不印制信封、信纸,可通过发邮件的形式进行通知;但如果筹备时间很长且经费充足,也可由主办方印制第二次甚至第三次会议通知,用以提醒参加人员并加强宣传。

  会前的准备工作需要用到很多的印刷品,既可以大会形象,也可以同时开展做宣传。

  二、印刷设计与制作

  1. 整体设计

  设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等),依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品,这样大会的印刷品有一致的整体感,包括会场布置物,如指示海报、眉目板等也必须使用这个CIS,突出大会主题,加强与会人员印象。

  设计大会信封/信纸,虽然现在大多使用邮件联络相关事宜,但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸,而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封,可分别用来寄信件及会议通知之用。

会刊

  2. 宣传品内容

  需要印刷的宣传品通常包括海报、会刊等。

  封面内容:会议名称、1ogo;日期和地点;主办单位;摘要--简单介绍内容或主题;大会标语等。

  详细内容:

  详述会议内容,特别强调重要的演讲人及讲题,并对发言人和讲题详细介绍,以鼓励大家参加,主题要醒目,要让读者信服这个会议是有价值的,引起回响,大致包括:时间、日期和地点;会议名称;主办单位及协办单位,或指导单位;大会筹备委员会名单及秘书处;主题;会议主人邀请函;谁应该参加和为什么;演讲人名字、职称;会场简介;报名费用(包括内容);报名表;住宿资料;眷属活动和相关旅游资料;特别活动等。

  3. 会刊

  设计一份实用又精美的会议通知,除了可以吸引注意,还可以让与会者留存,达到了长效的宣传效果。

  会刊内容要将重要讯息放在封面,宣传(广告)时要有一致性,以这个主题为主,封面利用单一图样。会刊设计与制作看起来要有价值感,质量好。

  参展商选择照片用在会刊,说明目的并对照片简要说明,避免陈词滥调,加强重点。

  4. 其他注意事项

  用信封邮寄大会宣传小册,在上面提供报名方法,以此确定参加者对象及目标。

  利用封面引起兴趣并着手行动,让有意愿与会的人参与,要注重人性化,引发参与兴趣。

  利用别人推荐来增加可信度,用过去与会者的推荐,让人感觉可从会议中获益。

  列出大会的优势。

  要将活动名称写正确,如果可能,让主题突出,让参与者明白如何获益。

  利用副标题加强效果,这个建议很重要,特别是大会名称都相同时。

  列举参加会议的益处。 建议参加会议的人简述工作范围和个人经验,让别人知道哪些人参加会议获益最大。

  在大会宣传小册中,25%~30%描述大会内容,如果会议在最近举行,不要害怕重复使用字句。

  包括演讲者资料,尽可能让阅读的人了解演讲者。

  还要合理的控制印刷品的数量,因为这些都必须计入会议举办成本。

  更多相关信息请咨询北京米廷会展公司。


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