一、印刷项目
1. 会前印刷项目
大会专用信封、信纸、邀请函、海报、会议通知、报名表等。
2. 会议期间
会刊;其他：名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券;论文摘要集/与会者名册。
3. 说明
依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如经费不足可不印制信封、信纸，可通过发邮件的形式进行通知;但如果筹备时间很长且经费充足，也可由主办方印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。
会前的准备工作需要用到很多的印刷品，既可以大会形象，也可以同时开展做宣传。
二、印刷设计与制作
1. 整体设计
设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)，依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，这样大会的印刷品有一致的整体感，包括会场布置物，如指示海报、眉目板等也必须使用这个CIS，突出大会主题，加强与会人员印象。
设计大会信封/信纸，虽然现在大多使用邮件联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封，可分别用来寄信件及会议通知之用。
2. 宣传品内容
需要印刷的宣传品通常包括海报、会刊等。
封面内容：会议名称、1ogo;日期和地点;主办单位;摘要--简单介绍内容或主题;大会标语等。
详细内容：
详述会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对发言人和讲题详细介绍，以鼓励大家参加，主题要醒目，要让读者信服这个会议是有价值的，引起回响，大致包括：时间、日期和地点;会议名称;主办单位及协办单位，或指导单位;大会筹备委员会名单及秘书处;主题;会议主人邀请函;谁应该参加和为什么;演讲人名字、职称;会场简介;报名费用(包括内容);报名表;住宿资料;眷属活动和相关旅游资料;特别活动等。
3. 会刊
设计一份实用又精美的会议通知，除了可以吸引注意，还可以让与会者留存，达到了长效的宣传效果。
会刊内容要将重要讯息放在封面，宣传(广告)时要有一致性，以这个主题为主，封面利用单一图样。会刊设计与制作看起来要有价值感，质量好。
参展商选择照片用在会刊，说明目的并对照片简要说明，避免陈词滥调，加强重点。
4. 其他注意事项
用信封邮寄大会宣传小册，在上面提供报名方法，以此确定参加者对象及目标。
利用封面引起兴趣并着手行动，让有意愿与会的人参与，要注重人性化，引发参与兴趣。
利用别人推荐来增加可信度，用过去与会者的推荐，让人感觉可从会议中获益。
列出大会的优势。
要将活动名称写正确，如果可能，让主题突出，让参与者明白如何获益。
利用副标题加强效果，这个建议很重要，特别是大会名称都相同时。
列举参加会议的益处。 建议参加会议的人简述工作范围和个人经验，让别人知道哪些人参加会议获益最大。
在大会宣传小册中，25%~30%描述大会内容，如果会议在最近举行，不要害怕重复使用字句。
包括演讲者资料，尽可能让阅读的人了解演讲者。
还要合理的控制印刷品的数量，因为这些都必须计入会议举办成本。
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