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开业庆典活动筹备工作详解

开业庆典活动筹备工作详解  开业庆典,是小型店面、商场超市、酒店等在开业时举办的商务活动,开业庆典不只是一个简单的程序化庆典活动,而是一个经济实体、形象广告的第一步。它标志着一个经济实体的成立,也是在向社会各界人士宣布一个新的开始。开业庆典的规模与气氛,代表了一个企业的风范与实力。

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   开业庆典活动筹备和场地布置详解

  开业庆典,是小型店面、商场超市、酒店等在开业时举办的商务活动,开业庆典不只是一个简单的程序化庆典活动,而是一个经济实体、形象广告的第一步。它标志着一个经济实体的成立,也是在向社会各界人士宣布一个新的开始。开业庆典的规模与气氛,代表了一个企业的风范与实力。

  一、庆典活动准备工作

  1. 临时工作工作小组

  筹备开业庆典活动,可以先成立一个临时工作小组,由此工作组负责制定具体的计划,并负责全程跟进与执行。

  1.1临时工作组即为庆典活动的临时指挥部,设立组长一人,副组长若干人,负责全程指挥与决策。

  1.2临时工作小组要对各项具体工作细分并量化,责任到人,各负其责,并公布奖惩等激励机制。

  2. 制订严密的开业典礼计划

  开业典礼计划应包括整个活动的主题、日程、规模、场地、时间、内容、对象以及必要的人力、物力、经费预算等。经领导审核后,列出详细清单,分发有关人员。

  3. 确定庆典活动目标和主题

  3.1目标:庆典活动目标是通过本次举办活动所要实现的总体目的:向社会各界宣布企业或组织的成立,取得广泛的认同,扩大知名度,提高美誉度,树立良好的形象,为今后的生存发展创造一个良好的外部环境。

  3.2主题:主题围绕企业或组织成立时的主旨,充分展现企业的文化和精神。

  4. 选择场地应考虑的因素

  4.1开业地点一般设在企业经营所在地、目标公众所在地或租用大型会议场所。

  4.2场地是否够用,场内空间与场外空间的比例是否合适。

  4.3交通是否便利,停车位是否足够。

  4.4场地环境要精心布置,用彩带、气球、标语、祝贺单位条幅、花篮、牌匾等烘托喜庆热烈气氛。

  5. 选择时间应考虑的因素

  5.1关注天气预报选择阳光明媚的良辰吉日。天气晴好,更多的人才会走出家门,走上街头,参加典礼活动。

  5.2营业场所的建设情况,各种配套设施的完工情况,水电暖等硬件设施建设。

  5.3选择主要嘉宾主要领导能够参加的时间,选择大多数目标公众能够参加的时间。

  5.4要结合民众消费心理和习惯,善于利用节假日传播组织信息。比如各种传统的节日、还有近年来在国内兴起的国外的节日。借助节日气氛,激励消费欲望。同时如果外宾为本次活动主要参与者,则更应注意各国不同节日的不同风俗习惯、民族审美趋向,切不可在外宾忌讳的日子里举办开业典礼。若来宾是印度或伊斯兰国家的人那则要更加留心,他们认为3和13是忌数,当遇到13时要说12加1,所以开业日期和时间不能选择3或13两个数字。

  5.5考虑周围居民生活习惯,避免因过早或过晚而扰民,一般安排在09:00-10:00之间最合适。

  6. 邀请宾客准备

  6.1拟定邀请对象:首先由组织公关部精心草拟遨请名单,经领导审核确定后。

  6.2邀请主管部门领导以提升档次和可信度;邀请工商、税务等直接管辖部门,以便今后取得支持;邀请潜在的、预期的未来客户是企业经营的基础;邀请同行业人员,以便相互沟通合作。同时还应邀请新闻记者、社会知名人士、公众代表及员工代表。

  6.3邀请方式:电话邀请、制作邀请函、发传真,更能够表明诚意与尊重的方法是发邀请函或派专人当面邀请。邀请工作应该提前一周完成,以便于被邀者及早安排和准备。

  6.4邀请时间:提前两周左右将请束寄发给被邀请熹宾。典礼前三天,电话核实嘉宾能否出席;典礼前一天应再核实所邀请的贵宾能否出席典礼。

  7. 开业典礼的舆论宣传工作

  7.1企业可以利用报纸、杂志等视觉媒介物传播,具有信息发布迅速、接受面广、持续阅读时间长的特点。

  7.2自制广告散页传播,向公众介绍商品、报道服务内容或宣传本企业本单位的服务宗旨等,所需费用较低。

  7.3企业可以运用电台、电视台等大众媒体。这种传播方式效率最高,成本也最高,要慎重考虑投入与产出。

  7.3善于运用网络的微博、微信等新媒体手段宣传。

  7.4在企业建筑物周围设置醒目的条幅、广告、宣传画等。

  二、开业典礼场地布置及典礼台的设计

  1. 典礼台

  开业典礼仪式一般安排在组织外部(如组织大门口),若场地不允许也可安排在室内。开业庆典的礼台一般为长方体,长25米,宽20米,高1米。按照惯例,举行开业典礼时宾主一律站立,一般不布置主席台或座椅。

  2. 现场布置

  2.1场地大门口悬挂横相、欢迎标语。场地四周悬挂标语横幅。

  2.2在来宾站立处和剪彩处铺设红地毯以示尊敬和庄重。

  2.3悬挂彩带、宫灯,在醒目处摆放来客赠送的花篮、牌匾、空飘气球等。如:在大门两侧各置中式花篮20个,花篮飘带上的一条写上“热烈庆祝××开业庆典”字样,另一条写上庆贺方的名称。正门外两侧,设充气动画人物、空中舞星、吉祥动物等。

  2.4主席台上的座次或站位应事先安排好,并有限目的铭牌提示。还要准备好音响设备、照明设备,使整个场地显得隆重、热烈。

  三、其他重要事项的准备

  1. 准备演讲稿

  典礼仪式之前,组织文秘人员耍准备好文稿并打印出来。领导发言稿应提的送交有关领导人手中。

  2. 确定主持人

  事先要根据典礼要求确定合适的主持人,以便主持人事先熟悉本次开业典礼的程序及注意事项。

  3. 安排礼仪小姐和工作人员

  礼仪小姐和工作人员负资典礼的礼仪、接待和服务工作。负贵剪彩的礼仪小姐的人数应比剪彩领导多一人。礼仪小蛆一般应身着礼服,最好是红色旗袍,身披绶带,印有庆典标志或组织名称。工作人员应佩胸卡。

  4. 设备准备

  音响、录音录像、照明设备以及开业典礼所需的各种用具、设备,由技术部门进行检查、调试,以防在使用时出现差错。

  5. 交通工具准备

  接送重要宾客、运送货物等。

  6. 准备贵宾留言册

  要购买专用签到留言册。

  7. 准备纪念品

  即礼品。选择礼品要从以下几个方面考虑:

  7.1宣传性:可选用本单位的产品,也可在礼品及其外包装上印有本单位的企业标志、产品图案、广告用语、开业日期、联系方式等。

  7.2荣誉性:礼品制作精美,有名人名言或名画,使拥有者为之感到光荣和自豪。

  7.3具有一定的纪念意义,使拥有者对其珍惜、重视。

  7.4实用性:礼品应具有较广泛的使用场合,以取得宣传效应。

  8. 就餐准备

  人数、座次、食物、就餐用具等。

  9. 庆典活动所需用品的准备

  比如剪彩仪式所需的彩带、剪刀、托盘;工作人员服装的统一定做;留作纪念或用以宣传的礼品、画册、优惠卡、贵宾卡的定做。

  四、 庆典剪彩注意事项

  1. 红色缎带

  它即剪彩仪式之中的“彩”。作为主角。按照传统做法,它应当由一整匹未曾使用的红色绸缎,在中间结成数朵花团而成。目前,有些单位为了励行节约,而代之以长度为两米左右的细窄的红色缎带,或者以红布条、红线绳、红纸条作为其变通,也是可行的。一般来说,红色缎带上所结的花团,不仅要生动、硕大、醒目,而且其具体数目往往还同现场剪彩者的人数直接相关。循例,约色缎带上所结的花团的具体数目有两类模式可依。其一,花团的数目较现场剪彩者的人数多上一个。其二,花团的数目较现场剪彩者的人数少上一个。前者可使每位剪彩者总是处于两朵花团之间,尤显正式。后者则不同常规,亦有新意。

  2. 新剪刀

  专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时所使用。必须是每位现场剪彩者人手一把,而且必须崭新、锋利而顺手。事先,一定要逐把检查一下将被用以剪彩的剪刀是否已经开刃,好不好用。务必要确保剪彩者在以之正式剪彩时,可以“手起刀落”,一举成功,切勿一再补刀。在剪彩仪式结束后,主办方可将每位剪彩者所使用的剪刀经过包装之后,送给对方以资纪念。

  3. 白色薄纱手套

  专为剪彩者所准备的。在正式的剪彩仪式上,剪彩者剪彩时最好每人戴上一副,以示着重其事。在准备白色薄纱手套时,除了要确保其数量充足之外,还须使之大小适度、崭新平整、洁白无暇。有时,亦可不准备白色薄纱手套。

  4. 托盘

  在剪彩仪式上托在礼仪小姐手中,盛放红色缎带、剪刀、白色手套。在剪彩仪式上所使用的托盘,最好是崭新、洁净的。通常首选银色的不锈钢制品。为了显示正规,可在使用时上铺红色绒布或绸布。就其数量而论,在剪彩时,可以一只托盘依次向各位剪彩者提供剪刀与手套,并同时盛放红色缎带;也可以为每一位剪彩者配置一只专为其服务的托盘,同时使红色缎带专由一只托盘盛放。后一种方法显得更加正式一些。

  5. 红毯

  主要用于铺设在剪彩者正式剪彩时的站立之处。其长度可视剪彩者人数的多寡而定,其宽度则不应在一米以下。在剪彩现场铺设红色地毯,主要是为了提升其档次,并营造出一种喜庆的气氛。有时,亦可不予铺设。

 


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