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把握十五个要点,系统管理会议

把握十五个要点,系统管理会议会议是一个非常系统化的工作,提供专业的会议会展服务,则需要将整个系统工作变的连贯与完整,这样才会避免在进行的过程出现失误或是遗漏。   因此若想系统的管理整个会议,有十五个需要把握的要点。

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  1. 确定明确的会议目标

  召开会议的企业必然有其初衷,也必然有其预期的参会价值,作为专业的会议服务者,要想让会议办的有价值,领会客户的意图,与客户一同确定一个明确的会议目标,让客户通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资。

  2. 完善信息的采集与分析

  信息的收集是会前极为重要的环节,只有信息完善了,才不至于出现遗漏,同时要将采集回的信息进行详细的分析,知己知彼。这其中包括了解客户的需求、了解会议的出席者、目标媒体、会议预算、同类会议的效果与经验,甚至对于客户提出的要求自身有哪些不足等。

  3. 努力追求不断的创新

  有新意的会议才会有亮点,每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣,也能因为创新而创造更多的价值,带来更多的客户。

  4. 制定周密的计划

  无论是甘特图还是进度表,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,同时计划需要不断的跟踪,这样才能保证计划不是空谈,而是时刻都在进行中。

  5. 严格把控现场管理

  在进行现场管理时,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要具有冷静的头脑与应对突发事件的能力。

  6. 结束与细致的总结

  成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议计划。

  7. 没有最好,只有更好

  无论会议大小与否,再缜密的会议计划都不可能达到完美,最重要的是建议、设计和修正,以达到进一步的提升。

  8. 充分了解会议涉及的行业

  想给客户提供一个满意的会议管理,组织者必须充分了解会议所涉及的行业,专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

  9. 节约的前提是保证会议品质

  保证合作的供应商提供高品质的服务,可以从简,也可以节约,但是前提是保证会议的品质,否则最后不但得不偿失,损失最大的还是自己。

  10. 牢记:客户的需求是第一位的

  我们提供服务给客户,客户出钱办会议,因此他们必须要感受和接受到价值,他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要,请记住:顾客永远是第一重要的!

  11. 合理控制预算

  要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。

  12. 最大限度发挥技术的作用

  技术的应用能提供很多帮助,及时的引入新技术手段还可大幅提升自身水准,自始至终地尽可能多使用技术,使得客户和工作人员都能很轻松地运用技术,但是,必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。

  13. 清晰而有效的沟通

  沟通与交流是整个项目进行的最必要的工作,清晰而有效的沟通也是项目成功的关键。想象你是一个与会者,不了解内部的计划、程序或是后备工作,如何在最短的时间内了解这一切呢?

  14. 成熟的危机管理

  针对不可预见的问题与可能的场景危机,必须准备好应急方案,将最坏的结果罗列出来,然后逐一提出解决方案。

  15. 主题突出,内容充实,创造足够的价值

  满足客户的需求,实现客户的目标,一个会议项目应该能提供给参会者有用的价值,无论是新产品发布会、行业交流会或是培训会等各种会议,会议的主题要突出,还要有充实的会议内容,这样才能使价值在会议中得以体现。

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