每场会议召开时，需要很专业的会议服务才能保障会议的顺利进行。做完会议前期的策划与准备工作，会议服务就是会议召开时很重要的环节，要做到统筹安排，条理细致、全面及时，才能凸显会议服务的专业性。在提供会议服务时有几大方面需要注意：
每场会议召开时，需要很专业的会议服务才能保障会议的顺利进行。做完会议前期的策划与准备工作，会议服务就是会议召开时很重要的环节，要做到统筹安排，条理细致、全面及时，才能凸显会议服务的专业性。在提供会议服务时有几大方面需要注意：
一、会务组需要注意的细节
1. 提前入住开会会场所在的酒店，并将会务组的办公房间号告知给来宾。
2. 在门上设置会务组的明显标识，方便大家寻找。
3. 留下会务组成员的有效联系方式，建立酒店与会议团队的沟通桥梁。
4. 24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。
5. 为本次会议专门设立QQ群或者微信圈，方便与会务组随时沟通。
6. 安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。
二、确保所有数据变动时第一时间更新，并做出相应的调整。
1. 提前告知统一的服务用语，并在信息变动时及时通知所有的工作人员。
2. 根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息，并关注信息的变动。
3. 根据临行更改信息，及时调整相关数据。
4. 准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。
三、重视会议交通服务
1. 信息保证准确及时，合理安排时间接送来宾。
2. 根据来宾数量和重要程度，合理安排车辆。
3. 车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。
4. 注意车辆整洁，安排车上用水，报纸，地图等贴心服务。
5. 安排值班车辆，处理应急事件。
6. 大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。
四、会议期间的住宿是关乎会议整体形象的关键环节。
1. 开会前到酒店，确认客房，并搜集参会人员的要求。
2. 重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。
3. 安排住宿注意尊重参会人员的要求，尽量满足所以来宾的合理要求。
4. 客房要配备，会议欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。
5. 协助酒店办理来宾入住登记及退房手续，并有序的安排参会人员，便于管理。
6. 每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。
五、会议现场要注意提前做好充分的准备。
1. 严格执行会议执行手册的各项流程。
2. 提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。
3. 做好充分的应急预案。
六、会议餐饮的特色，也会给会议的整体形象增色。
1. 搜集参会者的用餐习惯，特别是民族和地域的不同，要尊重来宾的习惯，提前安排好餐饮，避免出差错。
2. 提前安排好就餐的餐厅，制作引导牌，或设置引导人员，确保按时有序的进行。
3. 提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。
七、医疗保障也很必要
1. 如有可能，配备医疗人员，解决突发事件。
2.
提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。
3. 了解好会场最近的医院在哪里。
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