在编写展览计划书时，要写出准备参加的展览会的名称、时间、参展的意义、投入的人力、财力情况;同时要结合经验做出费用预算，其中包括：费用类别、项目、内容、单价与总价等，并需要列出详细的附表。
通常参加展览会所需的经费有以下12类：
一、注册费
注册费包括报名费和会刊费两个方面。报名费至少为200元，领取搭建及工作人员出入展览场馆的出入证，有30～50元/人不等，车辆出入的证件的费用。为一次性缴纳。
二、参展费/展位租赁费
展位租赁费包括室内或室外展地租金(仅地表占地面积每天每平方米的租金为5～12元)、摊位费(搭建完成的国际标准摊位3×3
m2，每平方米收费约在450—750元不等)、展场内用电取费(电压380/220/110
V，每度电的费用为l—3元)、展场内保安费(在开展期内，l个保安员每天l00～1300元不等)和清洁费(在开展期内，每个清洁工每人每天20～80元不等)。
三、展示设备租赁费
展示设备租赁费由于各个展馆征收的各种设备的租赁费标准不一，无法一一列举，但此项费用不可忽视。
四、设计费
设计费包括设计图、模型、大型喷绘平面图文设计费和图文演示等，约占总预算的15%～20%。
五、印刷费
印刷费指为展览会特别制作的印刷品的费用。包括宣传册、宣传页、手提袋等
六、礼品定制费
礼品定制费指为本次展览会特别定制的礼品，包括礼品的采购费、设计费、企业LOGO印刷费等。
七、展台制作费
制作费包括材料费、加工费、人工费、管理费和辅助材料费等，约占总预算的10%一l5%。
八、税费
税费包括营业税、增值税和市政建设税等，按规定计取，占总预算的7%。
九、展品运输费
展品运输费包括水、陆、空运费，按150～500 YV_/m3•k9计算。此外，还包含装卸费。
十、展品仓储费
展品仓储费按每立方米或每千克每天20～100元计算。
十一、 相关工作人员差旅费
差旅费包括交通费、餐费、通信费、住宿费等，各地区执行的财务标准不同，此处无法一一列举。
十二、 其他费用
其他开支包括开幕式(布置场地、鲜花、音响、礼仪和服务等支出)、举办会议(会场布置、音响、服务等项支出)，还有参加大会组织的旅游、参观或考察活动，按天计算费用。
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